Adatkezelési tájékoztató

A Stellar Talent Mapping felméréshez kapcsolódó adatkezelésben több szereplő vesz részt.

A felmérést megrendelő szervezet határozza meg, hogy milyen szervezeti célból történik a mérés, kik vesznek részt benne, mely szervezeti egységekre terjed ki, kik kapnak hozzáférést az eredményekhez, és az eredményeket milyen belső HR, talent management, szervezetfejlesztési vagy vezetői célokra kívánja felhasználni.

A Humantask Consulting Kft. a Stellar Talent Mapping szolgáltatás biztosítójaként, a felmérés technikai és szakmai lebonyolítójaként, valamint az adatok feldolgozását végző szolgáltatóként vesz részt a folyamatban. A Humantask felelősséget vállal azokért az adatkezelési és adatfeldolgozási műveletekért, amelyeket a rendszer működtetése, a felmérés lebonyolítása, az adatok biztonságos tárolása, az eredmények előállítása és a szolgáltatás szakmai támogatása során végez.

Ez azt jelenti, hogy a megrendelő szervezet és a Humantask felelőssége eltérő adatkezelési területekre terjed ki. A megrendelő szervezet a felmérés szervezeti céljáért, belső kommunikációjáért, a résztvevői kör meghatározásáért és az eredmények szervezeten belüli felhasználásáért felel. A Humantask a szolgáltatás működtetéséért, az adatok technikai kezeléséért, a rendszer biztonságáért, valamint azért felel, hogy a Stellar Talent Mapping felületein az adatok kizárólag a szolgáltatás céljának megfelelően, korlátozott és biztonságos módon legyenek kezelhetők.

A Humantask az adatokat nem használja fel saját, a felméréstől független célokra. Az adatok nem kerülnek értékesítésre, nem kerülnek továbbadásra marketingcélra, és nem használjuk őket a résztvevők egyéni profilozására.

Különösen fontos, hogy a Stellar Talent Mapping nem biztosít olyan adminisztrátori felületet, riportot vagy eredménykimutatást, amelyből visszakereshető lenne, hogy egy konkrét kitöltő egy adott kérdésnél konkrétan kit jelölt meg. A rendszer működéséhez szükséges jelölési kapcsolatok biztonságosan tárolásra kerülnek, de ezek nem jeleníthetők meg sem riportban, sem admin oldalon, és nem kérdezhetők le egyéni válaszadói szinten.

A Stellar Talent Mapping használata során az alábbi személyes adatok kezelése történhet:

• munkatárs neve,
• szervezeti egysége vagy csapata,
• a felmérésben való részvétel státusza,
• a kitöltés időpontja,
• a kérdésekre adott jelölések,
• az, hogy egy adott munkatársat mely dimenziók mentén jelöltek meg,
• az eredményekből képzett összesített és vizuális szervezeti mintázatok.

A rendszer nem kér érzékeny magánéleti adatokat, egészségügyi adatokat, politikai vagy vallási meggyőződésre vonatkozó adatokat.

Az adatkezelés célja a szervezet informális működésének, szakmai kapcsolódásainak, tudásközpontjainak, véleményvezéreinek, együttműködési mintázatainak és talent potenciáljainak feltérképezése.

A felmérés eredményei vezetői, HR, talent management, szervezetfejlesztési, utánpótlástervezési és változásmenedzsment célokat szolgálnak.

Az eredmények nem automatikus teljesítményértékelési ítéletek, és önmagukban nem használhatók munkajogi döntések kizárólagos alapjaként.

A Stellar Talent Mapping nem arra szolgál, hogy egyes munkatársak konkrét válaszadói viselkedése visszakövethető legyen.

Bár a rendszer technikai működéséhez a jelölési kapcsolatok biztonságosan tárolásra kerülnek az adatbázisban, az alkalmazás nem biztosít olyan riportot, adminisztrátori nézetet vagy eredményfelületet, amelyből lekérdezhető vagy megjeleníthető lenne, hogy egy konkrét kitöltő egy adott kérdésnél konkrétan kit jelölt meg.

Az eredmények értelmezése nem az egyéni válaszadói kapcsolatok visszafejtésére, hanem a szervezeti szintű mintázatok, dimenziók, láthatósági jelzések és kapcsolati struktúrák megértésére irányul.

Ez azt jelenti, hogy a Stellar Talent Mapping felületein nem jelenik meg, és nem kérdezhető le olyan információ, hogy „ki kit jelölt” egy adott kérdésre adott válaszban.

Az adatkezelés jogalapját a felmérés körülményei alapján kell meghatározni. Megrendelői projektek esetén a megrendelő szervezet saját adatkezelési tájékoztatója vagy a felméréshez kapcsolódó belső kommunikációja tartalmazza a részletes jogalapi tájékoztatást. A Humantask a saját felelősségi körébe tartozó technikai, szolgáltatási és lebonyolítási adatkezelési műveleteket a szolgáltatás nyújtásához, biztonságos működtetéséhez és szakmai teljesítéséhez szükséges mértékben végzi.

A felmérés tipikus jogalapja lehet:

• az adatkezelő jogos érdeke a szervezeti működés, talent management és szervezetfejlesztési folyamatok támogatására;
• vagy bizonyos esetekben az érintett hozzájárulása;
• illetve belső vállalati szabályzatban vagy munkáltatói tájékoztatásban meghatározott adatkezelési keret.

A részletes eredményekhez kizárólag az arra jogosult személyek férhetnek hozzá. Ilyenek lehetnek például:

• a megrendelő szervezet kijelölt HR vagy vezetői szereplői,
• a projektért felelős szervezetfejlesztési vagy talent management szakemberek,
• a Humantask kijelölt szakmai és technikai munkatársai,
• szükség esetén a rendszer működtetésében részt vevő adatfeldolgozók.

A hozzáférések célhoz kötöttek és korlátozottak. A rendszerben különböző jogosultsági szintek működhetnek, például adminisztrátori, teljes eredménymegtekintői vagy szervezeti egységhez kötött megtekintői hozzáférés.

A hozzáféréssel rendelkező személyek sem kapnak olyan felületet vagy riportot, amely egy konkrét kitöltő konkrét jelöléseinek visszakeresésére szolgálna.

A Stellar Talent Mapping eredményei szervezeti mintázatokat mutatnak meg. Az eredmények értelmezése mindig kontextust igényel: figyelembe kell venni a szervezeti egységet, szerepkört, munkakört, láthatóságot, együttműködési helyzetet és az adott mérés célját.

Az alacsonyabb jelölésszám vagy alacsonyabb láthatóság nem jelenti azt, hogy az adott munkatárs teljesítménye vagy értéke alacsonyabb. A jelölések azt mutatják, hogy a vizsgált kérdések és kapcsolati szempontok mentén az adott személy hogyan jelenik meg a szervezeti észlelésben.

A felmérés célja nem az egyéni minősítés, hanem a szervezeti működés jobb megértése, a rejtett értékek láthatóvá tétele és a felelős vezetői, HR és szervezetfejlesztési döntések támogatása.

A személyes adatokat csak addig kezeljük, ameddig az a felmérés céljának megvalósításához, az eredmények értelmezéséhez, illetve a megrendelő szervezet jogos szervezeti céljaihoz szükséges.

A konkrét megőrzési időt a megrendelő szervezet és a Humantask a projekt keretei szerint határozza meg. Ennek hiányában javasolt, hogy a részletes, személyhez köthető eredmények megőrzése legfeljebb 12 vagy 24 hónapig történjen, ezt követően az adatok törlésre vagy anonimizálásra kerüljenek.

A személyes adatok védelme érdekében technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk. Ezek célja, hogy az adatokhoz csak az arra jogosult személyek férjenek hozzá, és az adatok ne kerüljenek jogosulatlanul nyilvánosságra, módosításra vagy törlésre.

A hozzáférések kódhoz, jogosultsághoz vagy adminisztrátori belépéshez kötöttek. A szervezeti egységhez kötött megtekintői hozzáférések csak az adott egységre vonatkozó eredmények megtekintését teszik lehetővé.

A rendszer működése úgy kerül kialakításra, hogy az egyéni jelölési kapcsolatok ne legyenek riportálhatók vagy adminisztrátori felületen visszakereshetők.

Az érintettek a vonatkozó adatvédelmi szabályok alapján jogosultak lehetnek:

• tájékoztatást kérni személyes adataik kezeléséről,
• hozzáférést kérni a rájuk vonatkozó személyes adatokhoz,
• kérni pontatlan adataik helyesbítését,
• bizonyos esetekben kérni adataik törlését vagy kezelésének korlátozását,
• tiltakozni az adatkezelés ellen,
• hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén hozzájárulásukat visszavonni.

A jogok gyakorlása iránti kérelmet a megrendelő szervezet adatvédelmi kapcsolattartójához vagy a Humantask megadott kapcsolattartási címére lehet benyújtani, attól függően, hogy a kérés mely adatkezelési területet érinti.

Amennyiben az érintett úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése nem megfelelően történik, elsőként a megrendelő szervezet adatvédelmi kapcsolattartójához vagy a Humantaskhoz fordulhat.

Az érintett jogosult továbbá panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság — 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. — Telefon: +36 1 391 1400 — Web: www.naih.hu

Általános adatkezelési vagy szolgáltatási kérdés esetén: office@humantask.hu

Technikai vagy kitöltési probléma esetén: edit.pal@humantask.hu